Reuniões são parte importante da rotina empresarial, já que envolvem a equipe objetivando a tomada de decisões. Para que o tempo e os esforços investidos tragam resultados positivos para a empresa, é preciso que a conversa flua de forma agradável e os assuntos pendentes sejam discutidos com organização e foco, chegando-se a um ponto final.

Para evitar cansaço e desmotivação por parte da equipe, é preciso almejar a produtividade da reunião, que pode ser conquistada com a aplicação de algumas dicas. Confira!

Planejamento prévio

A antecedência no agendamento da reunião e no planejamento dos assuntos a serem tratados permite que os participantes cheguem ao local devidamente preparados e com ideias e propostas já em mente, otimizando o tempo.

Relatórios, dados e documentos a serem discutidos devem ser encaminhados por e-mail ou distribuídos ao envolvidos com antecipação, assim poderão avaliar as informações com calma e estarão munidos do conhecimento necessário para a discussão.

Pauta bem definida

As reuniões são guiadas com mais organização quando todos os tópicos de discussão são descritos em uma pauta clara e objetiva, fazendo com que o propósito seja cumprido sem interrupções. Com o roteiro em mãos, os colaboradores terão um direcionamento das ideias e evita-se que assuntos paralelos atrapalhem o foco.

Tempo delimitado

Ter um horário certo para início e término da reunião faz parte de sua organização. Com o planejamento realizado e a pauta definida, fica mais fácil administrar o tempo com base na importância e complexidade dos itens, prevendo a duração de cada tópico e evitando debates sobre assuntos irrelevantes no momento.

Uma maneira interessante de manter o foco dos participantes e seguir o cronograma é utilizar um quadro ou projetor para anotar os temas discutidos e as decisões tomadas de forma visível e resumida, conduzindo o desenvolvimento e deixando o encontro mais dinâmico e envolvente.

Número de participantes reduzido

Uma reunião com quantidade restrita de participantes tende a ser mais focada e eficiente. Portanto, convide apenas pessoas diretamente relacionadas à pauta. Quando o propósito do encontro é a tomada de decisão, o recomendado é que o grupo não ultrapasse 10 pessoas. Já em caso de reuniões informativas ou motivacionais, a equipe pode ser formada por até 30 colaboradores.

Desenvolvimento de uma ata

Com as devidas decisões tomadas e todos os assuntos debatidos, é hora de registrar os resultados e planejar ações posteriores. É fundamental que um membro da equipe fique responsável pela criação de uma ata contendo as conclusões e as pendências a serem resolvidas, assim como os prazos e a delegação de tarefas.

Para reforçar os temas conversados e facilitar a compreensão das atividades a serem executadas a partir da reunião, todos os envolvidos devem ter acesso à ata.

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